TUGAS MATA KULIAH ORGANISASI DAN MANAJEMEN
PERENCANAAN DAN EVALUASI
OLEH
ERVEN 101314353008
APLINA 101314353016
Program Studi S2 Kesehatan Lingkungan
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS AIRLANGGA
2013
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Organisasi merupakan tempat sekelompok orang
melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Organisasi
memiliki hubungan yang erat dengan manajemen.Suatu organisasi mutlak memerlukan
manajemen karena manajemen merupakan alat untuk mencapai tujuan yang
diinginkan.Manajemen merupakan ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber
daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk
mencapai suatu tujuan. Manajemen yang baik akan memudahkan terwujudnya tujuan
suatu organisasi. Proses manajemen yang ideal akan membawa suatu organisasi
menuju tujuannya dengan efektif dan efisien.
Selama proses manajemen berlangsung dibutuhkan
langkah-langkah untuk mencapai tujuan yang diinginkan yang disebut sebagai
fungsi manajemen. Fungsi manajemen dapat diartikan sebagai kegiatan apa saja
yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan. Proses tersebut bermula dari
pembuatan perencanaan sampai pada pengadaan pengawasan terhadap pelaksanaan
rencana tersebut.
Terdapat beberapa fungsi manajemen menurut
beberapa pakar.Salah satunya Luther Gullick yang membagi fungsi manajemen
menjadi 8, yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Penyusunan pegawai, Pengarahan,
Koordinasi, Pelaporan, Pembuatan anggaran, dan Pengawasan.Perencanaan (planning)sebagai salah satu fungsi
manajemen yangmemegang peranan lebih dibandingkan fungsi-fungsi
manajemen lainnyakarena perencanaan
merupakan proses dasar dalam mengambil suatu keputusan dan cara mencapainya.
Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan
organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat.
Dalam manajemen, evaluasi sama pentingnya
dengan perencanan. Evaluasi merupakan salah satu fungsi manajemen yaitu pengawasan.Pengawasan
yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui efektif atau tidaknya pelaksanaan
rencana sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.Evaluasi dapat
berupa proses dalam menentukan nilai, serta pengkoreksian dari hasil kerja dan
memperbaiki apa saja yang harus diperbaiki.
1.2 Tujuan
1.
Untuk mengetahui Planning
yang ideal?
2.
Untuk mengetahui Evaluasi
yang ideal?
PEMBAHASAN
2.1 Perencanaan
Menurut Luther Gullick, Perencanaan yang kata dasarnya
“rencana” pada dasarnya merupakan tindakan memilih dan menetapkan segala
aktifitas dan sumber daya yang akan dilaksanakan dan digunakan di masa yang
akan datang untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan mengacu pada pemikiran
dan penentuan apa yang akan dilakukan di masa depan, bagaimana melakukannya,
dan apa yang harus disediakan untuk melaksanakan aktivitas tersebut untuk
mencapai tujuan secara maksimal.
Fungsi dari perencanaan tersebut adalah sebagai berikut :
a.
Menjelaskan
berbagai masalah.
b.
Menentukan
prioritas masalah
c.
Menentukan
tujuan dan indicator keberhasilan
d.
Mengkaji
hambatan dan kendala
e.
Menyusun
rencana kerja operasioanal
Manfaat perencanaan tersebut adalah
sebagai berikut:
a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan
pada waktu mendatang.
b. Dimungkinkan melakukan pilihan dari berbagai
alternatif tindakan.
c. Mengarahkan perhatian pada tujuan.
d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan.
e. Memudahkan melakukan koordinasi diantara
berbagai organisasi
f. Meminimumkan
pekerjaan yang tidak pasti, sehingga menghemat waktu, usaha dan dana.
Stephen Robbins dan Mary Coulter
mengemukakan banyak tujuan perencanaan.Tujuan pertama adalah untuk memberikan
pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana,
karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka
harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan
organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja
sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien. Tujuan
kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat
rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan,
memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk
menghadapinya. Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan.Dengan kerja
yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi
pemborosan.Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat
mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam
perusahaan.Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang
digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan
pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses
membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer
tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Perencanaan, Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to
be done. Sedangkan menurut A.Allen perencanaan yaitu planning is the determination of a course of action to achieve a
desired result.Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi
jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what) siapa (Who) kapan (When) dimana
(When) mengapa (why) dan bagaimana (How) .
1.
Unsur-unsur Perencanaan
Perencanaan yang baik harus dapat
menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu :
a. Tindakan apa yang harus
dikerjakan
b. Apa sebabnya tindakan
tersebut harus dilakukan
c. Dimana tindakan tersebut
dilakukan
d. Kapan tindakan tersebut
dilakukan
e. Siapa yang akan melakukan
tindakan tersebut
f. Bagaimana cara
melaksanakan tindakan tersebut.
2. Sifat
Rencana Yang Baik Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut :
a.
Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami
oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.
b.
Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang
sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan
dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus
begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
c.
Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi
harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.
d.
Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor
produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
e.
Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi
yang ada dalam organisasi.
3. Proses
Pembuatan Rencana
a.
Menetapkan tugas dan tujuan, Antara tugas dan tujuan tidak dapat
dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih
dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang
harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
b. Observasi dan analisa, Menentukan factor-faktor
apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah
diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan
mana yang digunakan.
c.
Mengadakan kemungkinan-kemungkinan Faktor yang tersedia memberikan perencanaan
membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang
telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian,
besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
d.
Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari
kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari
kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai
kelemahan-kelemahan.
Tahap-tahap perencanaan :
a. Perumusan tujuan, pada tahap ini penyusunan perencanaan harus merumuskan tujuan
yang hjendak di capai di masa yang akan datang.
b. Perumusan
kebijaksanaan, yakni merumuskan bagaiaman usaha untuk mencapai tujuan yang
telah dirumuskan dalam bentuk tindakan-tindakan yang terkoordinir terarah dan
terkontrol.
c. Perumusan prosedur, yakni menentukan
batas-batas dari masing-masing komponen (sumberdaya).
d. Perencanaan skala kemajuan, merumuskan
standar hasil yang yang akan diperoleh melalui pelaksanaan aktivitas pada waktu
tertentu.
e. Perencanaan
bersifat menyeluruh, maksudnya setelah tahap a s/d d dirumuskan dengan baik.
Persyaratan yang dimaksud terdiri dari :
a. Harus didasarkan pada tujuan yang
jelas, maksudnya semua komponen perencanaan dikembangkan dengan berorientasi
pada tujuan yang jelas.
b.
Bersifat sederhana, realistis, dan praktis, maksudnya perencanaan yang
dibuat tidak bersifat muluk-muluk.
c. Terperinci, maksudnya harus memuat
segala uraian dan klasifikasi rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan.
d.
Memiliki fleksibilitas artinya perencanaan yang dibuat tidak bersifat
kaku.
e. Terdapat perimbangan antara unsure
atau komponen yang terlibat dalam pencapaian tujuan.
f. Diupayakan adanya penghematan sumber
daya serta kemungkinan diadakannya sumberdaya tersebut di masa-masa aktivitas
sedang berlangsung.
Diusahakan agar tidak terduplikasi dalam pelaksanaan.
Kegiatan seorang manejer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana,
berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki.
Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil
yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencanaan merupakan
penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
1) Tindakan apa yang harus
dikerjakan ?
2) Mengapa tindakan itu harus dikerjakan ?
3) Di manakah tindakan itu
harus dikerjakan ?
4) Kapankah tindakan itu harus
dikerjakan ?
5) Siapakah yang akan
mengerjakan tindakan itu ?
6) Bagaimana cara melaksanakan
tindakan itu ?
Perencanaan yaitu proses yang menyangkut
upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan
datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan
tujuan organisasi. Di antara kecenderungan dunia bisnis sekarang, misalnya,
bagaimana merencanakan bisnis yang ramah lingkungan, bagaimana merancang
organisasi bisnis yang mampu bersaing dalam persaingan global, dan lain
sebagainya.
Proses Perencanaan terbagi
atas 4 tahap, yaitu
a. Tahap 1 :
Menetapkan tujuan atau serangkaian
tujuan.Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau
kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas,
organisasi akan menggunakan sumber daya-sumber daya nya secara tidak efektif.
b. Tahap 2:
Merumuskan keadaan saat ini.
Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak di capai atau
sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat
penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya
setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa rencana dapat dirumuskan untuk
menggambarkan rencana kegitan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan
informasi - terutama keuangan dan data statistik – yang didapatkan melalui
komunikasi dalam organisasi
c. Tahap 3:
mengidentifikasikan segala
kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan
hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam
mencapai tujuan.Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern
dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang
mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,
masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang
adalah bagian esensi dari proses perencanaan.
d. Tahap 4:
Mengembangkan rencana atau
serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap akhir dalam proses
perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian
tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif
terbaik (paling memuaskan) di antara berbagai alternatif yang ada.
Lima dasar pengklasifikasian
rencana-rencana:
1. Bidang fungsional,
mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia. Setiap faktor
memerlukan tipe perenanaan yang berbeda. Misal, rencana produksi akan meliputi
penrencanaan kebutuhan bahan, scheduling produksi, jadwal pemilharaan mesin,
dsb. Sedang rencana pemasaran berisi target pejualan, program promosi.
2. Tingkatan organisasional, termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang berbeda pula. Perencanaan organisasi keseluruhan akan lebih kompleks dari pada perencanaan suatu satuan kerja organisasi.
2. Tingkatan organisasional, termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang berbeda pula. Perencanaan organisasi keseluruhan akan lebih kompleks dari pada perencanaan suatu satuan kerja organisasi.
3. Karakteristik-Karakteristik
(sifat) rencana, meliputi faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas,
keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantittif dan kualitatif. Misal
rencana pengembangan produk biasanya rahasia: rencana produksi lebih bersifat
kuantitatif dibanding rencana personalia.
4. Waktu, menyangkut rencana
jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Semakin lama rentangan waktu
prediksi dan kejadian nyata, kemungkinan terjadinya kesalahan semakin besar.
Sebagai contoh, tingkat kepastian rencana pembangunan pabrik baru 10 tahun yang
akan datang, lebih rendah dibanding rencana untuk pindah kantor 2 minggu lagi.
5. Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dan sebgainya. Perencanaan meliputi berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian dari tingkatan yang lebih tinggi.Perencana ini berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, seperti program pengiklanan, prosedur seleksi personalia, anggaran penelitian dan pengembangan, dan seterusnya.
5. Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dan sebgainya. Perencanaan meliputi berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian dari tingkatan yang lebih tinggi.Perencana ini berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, seperti program pengiklanan, prosedur seleksi personalia, anggaran penelitian dan pengembangan, dan seterusnya.
Ada dua tipe utama rencana:
1. Rencana-rencana strategik
(strategic plans), yang dirancang
memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas – mengimplementasikan misi
yang memeberikan alasan khas keberadaan organisasi
2. Rencana-rencana
operasional (operational plans),
penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai.
1.
Perencanaan Strategi
Perencanaan Strategis adalah serangkaian kegiatan yang
bertujuan untuk mendapatkan kejelasan arah dan tujuan suatu organisasi.Dalam
perencanaan tersebut dilakukan analisis masalah, identifikasi potensi pemecahan
masalah, dan menyusun program dan kegiatan untuk mencapai tujuan. Perencanaan
strategis berfokus pada pengembangan suatu visi yang luas dan strategi khusus
berdasarkan analisis komprehensif terhadap situasi (meliputi kekuatan dan
kelemahan) serta lingkungan termasuk peluang dan kecenderungan atau “trends”
dan mengembangkan kegiatan yang memiliki dampak terhadap masyarakat. Richard A.
Mittenthal dalam artikel berjudul “Ten Keys To Successful Strategic Planning
For Nonprofit And Foundation Leaders” menjelaskan bahwa perencanaan strategis
telah lama digunakan sebagai alat untuk mentransformasi (transforming) dan
merevitalisasi (revitalizing) perusahaan, organisasi pemerintah dan organisasi
non-permerintah.
Perencanaan strategis merupakan
suatu proses berkelanjutan untuk memperbaiki kinerja (performance) sebuah
kelompok, komunitas atau organisasi akibat situasi krisis atau konflik yang
dialaminya dengan mengembangkan visi, tujuan, cara atau metode untuk
mencapainya. Memperbaiki sebuah tatanan yang telah rapuh akibat konflik sosial
yang berkepanjangan atau berbagai gejolak akibat perebutan kekuatan—kekuasaan
membutuhkan suatu rencana yang memandang perubahan yang lebih baik, positif dan
berkelanjutan.Tuntutan dan kebutuhan untuk perubahan dituangkan dalam bentuk
rencana strategis sebagai arah, kebijakan dan panduan bagi pemangku kepentingan
untuk mewujudkannya. Dalam proses perencanaan strategis ditentukan arah,
tujuan, nilai-nilai dan keadaan komunitas, serta mengembangkan pendekatan
pelaksanaan kegiatan untuk mencapai target yang telah ditetapkan secara efektif
dan efisien. Dengan konsisten memfokuskan perhatian pada visi dan tujuan yang
lebih spesifik, perencanaan strategis menjadi alat untuk merespon atau tanggap
terhadap perubahan lingkungan
Fungsi dan Kedudukan Rencana Strategis
Menyadari pentingnya
rencana strategi bagi suatu komunitas dalam mendukung upaya perdamaian, maka
seluruh pemangku kepentingan yang terlibat meliputi, pimpinan, tokoh masyarakat,
pemerintah, lembaga swadaya, termasuk pihak lainnya secara bersama-sama dalam
mengembangkan arah (sense of direction) dan mengidentifikasi prioritas isu atau
akar penyebab konflik yang akan diselesaikan. Dengan kata lain pengembangan
visi, misi, maksud (goal) dan tujuan (objective) yang akan dicapai merupakan
konsensus bersama atau “sharing” dari semua yang terlibat dalam proses
perencanaan strategis.
Keberhasilan sebuah
proses perencanaan strategis akan sangat tergantung kemampuan masyarakat dalam
membangun visi keberhasilan, membuat proyeksi dan harapan tentang perubahan
lingkungan ke depan. Perencanaan diuji dalam rentang waktu dan model manajemen
sumber daya yang tepat melalui analisis dan kajian secara komprehensif-partisipatif.
Hal ini akan membantu masyarakat melakukan antisipasi dan merespon terhadap
perubahan yang terjadi melalui klarifikasi visi, misi, maksud dan tujuan,
menyempurnakan program, penggalangan dana, dan aspek operasi lainnya. Beberapa
faktor yang perlu dipertimbangkan agar perencanaan strategis sukses dalam
penyelesaian masalah dan konflik dalam jangka panjang sebagai berikut:
- Program strategis sebagai pedoman komprehensif yang jelas untuk menghadapi berbagai tantangan dan peluang eksternal.
- Suatu penilaian komprehensif dan realistis dari keterbatasan dan kekuatan yang dimiliki komunitas.
- Menerapkan pendekatan inklusif yang mendorong berbagai pihak yang terlibat dalam konflik untuk menentukan sukses di masa depan.
- Suatu pemberdayaan komite perencanaan.
- Keterlibatan dari pemimpin dan tokoh masyarakat.
- Mempertajam tanggung jawab seluruh elemen dalam masyarakat untuk melaksanakannya.
- Belajar dari praktek yang terbaik (Learning from best practices).
- Prioritas dan rencana pelaksanaannya.
- Komitmen para pemangku kepentingan untuk berubah.
Manfaat Rencana Strategis
Perencanaan strategis memiliki fungsi sebagai
alat untuk menentukan arah dan tujuan pembangunan terhadap perubahan dengan
memperhitungkan kapasitas dan sumber daya yang tersedia.Perencanaan disusun
untuk mengantisipasi perubahan sebagai respon terhadap dinamika perubahan dan
kompleksitas lingkungan.Misalnya, sebagai akibat terjadi perubahan dinamika
masyarakat akibat bencana alam atau konflik sosial yang menuntut perbaikan
kehidupan masyarakat secara cepat mencakup pelayanan dasar, pemberdayaan
ekonomi, keamanan, kebutuhan lainnya, sementara sumberdaya semakin terbatas.
Rencana strategi sebagai
perangkat manajemen untuk mencapai tujuan dan hasil secara terukur.melalui
perencanaan seluruh pemangku kepentingan secara periodik dituntut melaksanakan
kegiatan dalam mencapai tujuan dan menyempurnakan hasil (outcome). Dalam banyak
hal perbaikan hasil menuntut formulasi rencana yang memungkinkan sistem bekerja
dan fokus terhadap prioritas tuntutan secara efektif dan efisien. Rencana Strategis
memungkinkan organisasi atau pemerintahan mengembangkan sistem yang mampu
secara berkelanjutan melakukan perbaikan pada semua tingkatan termasuk
mengendalikan dampak dan resiko pembangunan itu sendiri.
Identifikasi profil
kapasitas kelembagaan pemerintahan dalam kerangka penguatan perdamaian
menggambarkan bagaimana struktur pengelolaan pembangunan yang tanggap terhadap
dinamika konflik. Perencanaan bermanfaat untuk mengidentifikasikan
keterbatasan dan kekuatan kelembagaan yang terlibat dalam upaya membangun
struktur masyarakat yang lebih baik dan damai. Melalui proses perencanaan
strategis masing-masing pihak baik pemerintah, non-pemerintah, swasta,
institusi informal, dan pihak lainnya menilai situasi masyarakat saat ini untuk
menentukan orientasi ke depan. Bagaimana lembaga masyarakat mampu bekerja
secara benar dan menilai hal-hal yang menjadi kekuatan dan
kelemahan. Memfokuskan visi dan tujuan masyarakat di masa depan.
Perencanaan strategis dapat membantu para pemangku kepentingan untuk menentukan
arah terbaik masa depannya.Perencanaan Strategis melibatkan usaha disiplin
untuk mempertajam dan memandu menentukan bagaimana keadaan komunitas, peran dan
fungsi setiap unsur, dan pembagian kerja. Disamping itu membantu mendapatkan
informasi dalam secara mendalam, menggali berbagai gagasan, menentukan
alternatif, dan menghadapi implikasi masa depan secara kreatif dengan keputusan
yang diambil saat ini.
Mendorong komunikasi antarberbagai pihak yang
terlibat dalam pembangunan. Perencanaan strategis mendorong semua pihak yang
terlibat dalam konflik untuk menemukenali berbagai kebutuhan, kesamaan dan
menghindari kesenjangan dan menyatukan tujuan kemudian merencanakan masa depan
sesuai dengan harapan bersama. Meskipun sangat sulit mengambil keputusan dengan
orang, kelompok, atau komunitas yang memiliki perbedaan visi terhadap masa
depan. Namun melalui perencanaan strategis hal ini dapat diselesaikan secara
partisipatif, terbuka dan komunikasi efektif, mengakomodasi tata nilai dan
keinginan yang berbeda, dan mencari pengambilan keputusan secara bertahap.
Memudahkan penerimaan
(adaptable) dari berbagai kepentingan dan situasi yang dinamis.Walaupun
perencanaan strategis memerlukan pendekatan jangka panjang, tetapi juga
menggunakan metode untuk menentukan kemajuan, akses, validitas informasi dan
mempertahankan fleksibilitas rencana.Setiap keputusan yang telah diambil dalam
bentuk rencana tataruang dapat dikaji kembali atau disesuaikan sebagai respon
terhadap perubahan masyarakat, globalisasi, hubungan antarpihak dan manfaat
dari peluang yang ada. Rencana strategis mengatur target kinerja, pola
kerjasama penilaian kemajuan program, membantu membuat prioritas pembangunan,
menyediakan pedoman pelaksanaan kegiatan, rencana sumber dana (modal) dan
penganggaran.
Penting untuk mendukung
klien.Perencanaan Strategis menentukan hal-hal yang diperlukan organisasi untuk
memenuhi harapan penerima manfaat. Proses perencanaan strategis memungkinkan
anda melakukan identifikasi organisasi, kelompok, komunitas, dan para pemangku
kepentingan lain, serta terhadap kebutuhan dan harapan mereka.
Menentukan kebutuhan dan
dukungan dana untuk mencapai tujuan. Berbagai sumber dana memberikan perhatian
terhadap fokus rencana yang realistis dan memiliki dampak terhadap perubahan
masyarakat secara menyeluruh. Rencana yang baik akanmenentukan kebutuhan dana
dan bagaimana memenuhinya. Banyak sumber pendanaan secara kuat mendukung
perencanaan strategis untuk memberikan dukungan secara kontinyu baik dari
pemerintah dan lembaga international lainnya. Banyak organisasi publik dan
Negara donor mensyaratkan adanya perencanaan strategis sebagai bagian dari
aplikasi permintaan dana atau bantuan hibah untuk kebutuhan pembangunan.
Komponen
Program Strategis
Dalam merumuskan rencana strategis untuk komunitas
dilakukan melalui proses atau tahapan tertentu agar menghasilkan sebuah
perencanaan pembangunan yang mencerminkan kebutuhan nyata. Berbagai metode
perencanaan pembangunan dikemukakan oleh para ahli dengan memberikan panduan
pelaksanaan dengan tahap-tahap kegiatan secara spesifik. Secara prinsip
terdapat beberapa tahapan yang harus dipenuhi dalam proses penyusunan rencana
strategis, yaitu: tahap identifikasi isu-isu penting melalui analisis masalah;
penentuan tujuan dan saran; perumusan visi, misi, program, dan strategi.
Perencanaan strategis memberikan kejelasan tentang apa yang sebenarnya ingin
dicapai dan bagaimana mencapainya. Perencanaan strategis menyediakan gambaran
besar dari apa yang tujuan dan prosedur pelaksanaannya.
2.
Rencana Operasional
Ada dua
tipe rencana-rencana operasional.
a. Recana
sekali pakai (single use plans) dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan
tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai.
- Rencana sekali pakai
adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak berulang dalam
bentuk yang sama diwaktu mendatang. Sebagai contoh, perencanaan perusahaan
untuk membangun gudang baru karena adanya perluasan usaha akan memerlukan rencana
sekali pakai khusus bagi proyek tersebut. Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai
adalah program, proyek, dan anggaran.
- Program. Suatu program
meliputi serangkaian kegiatan yang relatif luas.Program menunjukkan;
langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan, satuan atau para
anggota organisasi yang yang bertanggung jawab atas setiap langkah, dan urutan
waktu setiap langkah.
- Proyek adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian terpisah dari program.
- Anggaran adalah laporan
sumberdaya keuangan yang disusun untuk kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka
waktu tertentu.
b.
Rencana tetap (standing plans) merupakan pendekatan-pendekatan penganan
situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.
Wujud umum rencana-rencana
tetap antara lain:
- Kebijaksanaan. Suatu
kebijakansanaan (policy) adalah pedoman umum pembuatan keputusan. Kebijaksanaan
merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa yang dibuat. Dengan cara ini
kebijakan menyalurkan pemikiran para anggota organisasi agar konsisten dengan
tujuan organisasi.
- Prosedur standar.
Kebijaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci,
disebut “prosedur standar” atau “metoda standar” atau sering dikenal sebagai
“stadart oprating procedure” (SOP). Suatu prosedur memberikan sejumlah
instruksi yang terperinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi
secara teratur.
- Aturan (rules atau
regulations) adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu harus
atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu.
Hambatan-hambatan
Perencanaan
A.
Hambatan pembuatan rencana
- Kurang pengetahuan tentang
organisasi
- Kurang pengetahuan tentang
lingkungan
- Ketidakmampuan melakukan
peramalan secara efektif
- Kesulitan perencanaan operasi-operasi
yang tidak berulang
- Biaya
- Takut gagal
- Kurang percaya diri
- Ketidaksediaan untuk
menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.
B.
Penolakan terhadap perubahan
- Karena hal itu
bertentangan dengan kepentingannya.
- Menghilangkan balas jasa atau kekuatannya seperti kekuasaan, karier, atau gengsi.
- Karena membatasi kebebasan
karyawan untuk mengambil kegiatan kerja.
- Menghindari tugas yang
tidak diinginkan atau
- Mereka tidak melihat nilai
perubahan yang direncanakan.
Cara
Mengatasi Hambatan
Manajer dapat mengatasi hambatan-hambatan perencanaan melalui
penciptaan sistem organisasi yang memudahkan penetapan tujuan perencanaan, baik
yang dilakukan manajer puncak maupun tingkat bawah. Hambatan dalam diri para
perencana dapat diatasi dengan memberikan berbagai bentuk bantuan secara
individual
Sedangkan untuk mengurangi atau menghilangkan penolakan terhadap
perencanaan melibatkan para karyawan dalam proses perencanaan, mengembangkan
pola perencanaan dan implementasi yang efektif, memberikan lebih banyak
informasi tentang rencana-rencana dan segala konsekuensinya, serta bersikap
hati-hati terhadap dampak perubahan yang diusulkan para anggota organisasi dan
meminimumkan gangguan-ganguan yang tidak perlu.
2.2 Evaluasi
Evaluasi (bahasa Inggris:Evaluation) adalah proses penilaian. Dalam
perusahaan, evaluasi dapat diartikan sebagai proses pengukuran akan efektifitas
strategi yang digunakan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan. Evaluasi adalah
suatu proses yang teratur dan sistematis dalam membandingkan hasil yang dicapai
dengan tolak ukur atau kriteria yang telah ditetapkan kemudian dibuat suatu
kesimpulan dan penyusunan saran pada setiap tahap dari pelaksanaan program (Azwar,
1996). Evaluasi adalah a) cara sistematis untuk belajar dari pengalaman¬pengalaman
yang dimiliki dalam meningkatkan perencanaan yang baik dengan melakukan seleksi
yang cermat terhadap alternatif yang akan diambil; b) merupakan proses
berlanjut dengan tujuan kegiatan pelayanan kesehatan menjadi lebih relevan,
efisien dan efektif; c) proses menentukan suatu keberhasilan atau mengukur
pencapaian suatu tujuan dengan membandingkan terhadap standar/ indikator
menggunakan kriteria nilai yang sudah ditentukan; d) didukung oleh oleh
informasi yang sahih, relevan dan peka (WHO, 1990).
Tujuan evaluasi adalah meningkatkan mutu program, memberikan
justifikasi atau penggunaan sumber-sumber yang ada dalam kegiatan, memberikan
kepuasan dalam pekerjaan dan menelaah setiap hasil yang telah direncanakan.
Suprihanto (1988), mengatakan bahwa tujuan evaluasi antara lain: a) sebagai
alat untuk memperbaiki dan perencanaan program yang akan datang, b) untuk
memperbaiki alokasi sumber dana, daya dan manajemen saat ini serta dimasa yang
akan datang, c) memperbaiki pelaksanaan dan faktor yang mempengaruhi
pelaksanaan program perencanaan kembali suatu program melalui kegiatan mengecek
kembali relevansi dari program dalam hal perubahan kecil yang terus-menerus dan
mengukur kemajuan target yang direncanakan.
Menurut Lavinghouze (2007),
bahwa kegiatan evaluasi dilakukan
untuk: a) menyediakan pertanggungjawaban kegiatan kepada masyarakat,
stakeholder, dan lembaga donor; b) membantu menentukan tujuan yang telah
ditentukan pada perencanaan; c) meningkatkan program implementasi; b) memberikan kontribusi untuk pemahaman
ilmiah tentang hasil suatu program; dan
e) meningkatkan kesadaran dan dukungan terhadap
masyarakat, dan f) menginformasikan kebijakan. Sementara itu, menurut Hawe,
et al. (1998), evaluasi proses
dilakukan untuk: 1) Menilai pencapaian program; 2) Menilai kepuasan
sasaran; 3) Menilai pelaksanaan aktivitas program; 4) Menilai tampilan komponen dan material program.
Berdasarkan ruang lingkupnya menurut Azwar (2000), evaluasi dapat
dibedakan menjadi empat kelompok yaitu : 1) evaluasi terhadap masukan (Input) yang menyangkut pemanfaatan berbagai
sumber daya, baik sumber dana, tenaga dan ataupun sumber sarana; 2) evaluasi
terhadap proses (process) lebih dititik beratkan pada pelaksanaan program, apakah
sesuai rencana, mulai dari tahap perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan;
3) evaluasi terhadap keluaran (output),
evaluasi pada tahap akhir ini adalah evaluasi yang dilakukan pada saat program
telah selesai dilaksanakan(summative evaluation) yang tujuan utamanya secara
umum dapat dibedakan atas dua macam yaitu untuk mengukur keluaran serta
untuk mengukur dampak yang dihasilkan.
Dari kedua macam evaluasi akhir ini, diketahui bahwa evaluasi keluaran lebih mudah
dari pada evaluasi dampak. Pada penelitian ini yang akan dilihat adalah
evaluasi keluaran
Ruang lingkup evaluasi dibedakan atas 4 kelompok, yaitu: a)
evaluasi terhadap masukan (input) meliputi pemanfaatan berbagai sumber daya,
sumber dana, tenaga dan sarana, b) evaluasi terhadap proses (process)
dititikberatkan pada pelaksanaan program, apakah sesuai dengan rencana yang
ditetapkan atau tidak, c) evaluasi terhadap keluaran (output) adalah penilaian
terhadap hasil yang dicapai, d) Evaluasi terhadap dampak (impact) mencakup
pengaruh yang timbul dari program yang dilaksanakan.
Menurut Mantra (1997), evaluasi secara umum dibedakan atas :
a.
Evaluasi formatif yaitu
evaluasi yang dilakukan pada saat merencanakan suatu program dengan tujuan
menghasilkan informasi yang akan dipergunakan untuk mengembangkan program agar
program sesuai dengan masalah atau kebutuhan masyarakat.
b.
Evaluasi proses adalah
proses yang memberikan gambaran tentang apa yang sedang berlangsung dalam suatu
program dan memastikan keterjangkauan elemen fisik dan struktural dari program
tersebut.
c.
Evaluasi sumatif yaitu
memberikan pernyataan efektif suatu program selama kurun waktu tertentu dan
dimulai setelah program berjalan.
d.
Evaluasi dampak program
yaitu menilai keseluruhan efektifitas program dalam menghasilkan target
sasaran.
e.
Evaluasi hasil yaitu menilai
perubahan-perubahan atau perbaikan dalam hal morbiditas, mortalitas atau
indikator status kesehatan lainnya untuk sekelompok penduduk tertentu.
Dalam mengadakan sebuah proses evaluasi, terdapat beberapa hal
yang akan dibahas yaitu apa yang menjadi bahan evaluasi, bagaimana proses
evaluasi, kapan evaluasi diadakan, mengapa perlu diadakan evaluasi, dimana
proses evaluasi diadakan, dan pihak yang mengadakan evaluasi. Hal yang perlu
dilakukan evaluasi tersebut adalah narasumber yang ada, efektifitas penyebaran
pesan, pemilihan media yang tepat dan pengambilan keputusan anggaran dalam
mengadakan sejumlah promosi dan periklanan.Evaluasi tersebut perlu diadakan
dengan tujuan untuk menghindari kesalahan perhitungan pembiayaan, memilih
strategi terbaik dari berbagai alternatif strategis yang ada, meningkatkan
efisiensi iklan secara general, dan melihat apakah tujuan sudah tercapai.Di
sisi lain, perusahaan kadang-kadang enggan untuk mengadakan evaluasi karena
biayanya yang mahal, terdapat masalah dengan penelitian, ketidaksetujuan akan
apa yang hendak dievaluasi, merasa telah mencapai tujuan, dan banyak membuang
waktu.
Secara garis besar, proses evaluasi terbagi menjadi di awal
(pretest) dan diakhir (posttest). Pretest merupakan sebuah evaluasi yang diadakan
untuk menguji konsep dan eksekusi yang direncanakan. Sedangkan, posttest
merupakan evaluasi yang diadakan untuk melihat tercapainya tujuan dan dijadikan
sebagai masukan untuk analisis situasi berikutnya.Evaluasi dapat dilakukan di
dalam atau diluar ruangan. Evaluasi yang diadakan di dalam ruangan pada umumnya
menggunakan metode penelitian laboratorium dan sampel akan dijadikan sebagai
kelompok percobaan. Kelemahannya, realisme dari metode ini kurang dapat
diterapkan. Sementara, evaluasi yang diadakan di luar ruangan akan menggunakan
metode penelitian lapangan dimana kelompok percobaan tetap dibiarkan menikmati
kebebasan dari lingkungan sekitar. Realisme dari metode ini lebih dapat
diterapkan dalam kehidupan sehari-hari.
Untuk mencapai evaluasi tersebut dengan baik, diperlukan sejumlah
tahapan yang harus dilalui yakni menentukan permasalahan secara jelas,
mengembangkan pendekatan permasalahan, memformulasikan desain penelitian,
melakukan penelitian lapangan untuk mengumpulkan data, menganalisis data yang
diperoleh, dan kemampuan menyampaikan hasil penelitian.
Artikelnya bagus dan banyak membantu
BalasHapusSemoga bermanfaat ^^
BalasHapusterima kasih :)
BalasHapus